A LGPD deu aos titulares de dados o poder de controlar suas informações pessoais. Mas quem garante que esses direitos sejam realmente respeitados na prática? Essa responsabilidade recai sobre o Encarregado de Proteção de Dados o DPO (Data Protection Officer). Muito mais que um canal de comunicação, o DPO é hoje o gestor da confiança e da conformidade em qualquer organização.

Precisamos falar sobre os principais desafios que os DPOs enfrentam ao atender os direitos dos titulares e como a tecnologia pode e deve ser uma aliada estratégica nesse processo.

Atender o titular é mais que responder: é garantir, comprovar e proteger

O artigo 18 da LGPD estabelece uma série de direitos para os titulares de dados: acesso, correção, anonimização, eliminação, portabilidade, revogação de consentimento, entre outros. Parece simples, mas não é.

O verdadeiro desafio está em garantir ao titular um atendimento legítimo e ao controlador a segurança jurídica de que tudo foi feito corretamente. Ou seja: não basta atender, é preciso comprovar que se atendeu de forma segura, legal e rastreável.

Para isso, o DPO precisa de processos bem definidos, ferramentas que registrem cada etapa e, sobretudo, autonomia e visibilidade sobre onde e como os dados estão armazenados.

Requisições de titulares não são e-mails, são atos formais.

Muitas empresas ainda atendem pedidos de titulares por e-mail ou formulários improvisados. Isso expõe o controlador a riscos enormes, como perda de prazos, exposição indevida de dados e dificuldade de comprovação futura.

É obrigação da organização oferecer um ambiente digital seguro, com:

• Protocolo de solicitação com número, data e hora;
• Registro de cada etapa do atendimento;
• Validação da identidade do titular;
• Controle de prazos e comunicação formal com o requisitante.

Esse processo precisa ser fluido para o titular, mas estruturado e auditável para o controlador. E aqui o papel do DPO é fundamental: ele deve zelar para que esse canal exista, funcione e esteja integrado aos demais processos da organização.

“Onde estão os dados do titular?” A pergunta que o DPO precisa saber responder.

Imagine que um titular peça a eliminação de seus dados. O que você, como DPO, precisa fazer?

• Validar a identidade do requisitante;
• Entender quais dados essa pessoa possui na empresa;
• Localizar os dados em sistemas, planilhas, arquivos físicos, e-mails, backups;
• Garantir que sejam removidos ou anonimizados;
• Responder ao titular com evidência do que foi feito;
• Registrar tudo isso como prova de conformidade.

Sem um bom mapa dos dados (estruturados e não estruturados), esse processo se torna praticamente impossível.

A LGPD, em seu artigo 37, exige que o controlador mantenha registros das operações de tratamento (ROPA). Esse registro é o que permite localizar rapidamente os dados de um titular e executar as ações necessárias.

Desafios reais que o DPO enfrenta no dia a dia

Na teoria, os direitos do titular são claros. Mas, na prática, o DPO lida com:

• Ausência de padronização de processos;
• Falta de integração entre áreas (TI, Jurídico, RH, Comercial…);
• Sistemas descentralizados;
• Dificuldade de comprovar prazos e ações;
• Insegurança jurídica pela ausência de regulamentações específicas (em muitos pontos ainda não definidos pela ANPD).

Sem um ambiente de gestão estruturado, o DPO vira um “apaga-incêndios” e não um verdadeiro gestor de proteção de dados.

PROTEGON: A tecnologia que transforma o desafio em resultado

O sistema PROTEGON nasceu justamente para resolver esses gargalos.

É uma plataforma completa de gestão da LGPD que oferece ao DPO:

• Canal de requisição do titular, com validação de identidade, protocolo e trilha de auditoria;
• Controle total das respostas, com prazos, evidências e histórico;
• Mapeamento de dados estruturados e não estruturados, com atualização contínua;
• Registro de atendimentos e relatórios gerenciais, para auditorias e prestação de contas;
• Ambiente seguro e em conformidade com as exigências da ANPD.

Com o PROTEGON, o DPO não só atende, ele governa, registra e protege.

O titular tem direitos, mas o controlador precisa de segurança

Atender os direitos dos titulares é mais do que um gesto de respeito à privacidade. É uma obrigação legal, com consequências sérias em caso de falha. O DPO é o elo que conecta o desejo do titular à responsabilidade do controlador. Mas para exercer essa função com excelência, ele precisa de processos, autonomia e tecnologia.

Se sua organização ainda trata requisições por e-mail ou sem estrutura, é hora de evoluir. Conheça o PROTEGON e veja como podemos transformar a gestão da privacidade na prática.